Für Dienstleistungsunternehmen
Ihre Kunden sind organisiert.
Aber ist es auch der Ablauf dahinter?
Anfragen im Postfach, Aufgaben im nächsten Tool, Kundendaten im CRM, Zeiten an anderer Stelle und für die Rechnung müssen Informationen wieder zusammengesucht werden?
GaZ verbindet, ergänzt oder automatisiert genau die Stellen, an denen Ihr heutiger Ablauf unnötig Arbeit verursacht.
Erst verstehen. Dann lösen. Nur bauen, was wirklich gebraucht wird.
Zwischen Kunde und internem Ablauf
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Kundenanfragen landen im Postfach und werden anschließend manuell Aufgaben oder Mitarbeitern zugeordnet.
Kundenhistorie, E-Mails, Aufgaben und Dokumente liegen an unterschiedlichen Stellen.
Mitarbeiter müssen nachfragen, wer einen Vorgang bearbeitet und wie der aktuelle Stand ist.
Arbeitszeiten oder Leistungen werden separat erfasst und später für die Abrechnung zusammengesucht.
Wiederkehrende Aufgaben und Folgekontakte hängen von persönlichen Wiedervorlagen ab.
Ihre Programme funktionieren – aber der gesamte Prozess funktioniert nicht durchgängig.
Dann brauchen Sie möglicherweise nicht noch ein Programm. Vielleicht müssen die vorhandenen Bausteine nur endlich zusammenarbeiten.
Vom Interessenten bis zur Abrechnung
Ein Kunde ist mehr als ein Datensatz im CRM.
In vielen Unternehmen existiert für fast jeden Schritt bereits ein Werkzeug. Zeit verloren geht an den Übergängen. Genau dort setzt GaZ an.
Der Kunde im Mittelpunkt
Warum beginnt Ihre Kundenhistorie immer wieder im Postfach?
E-Mail ist hervorragend für Kommunikation. Als zentrale Kundenverwaltung wird sie schnell unübersichtlich: Ein Mitarbeiter kennt den Anruf, ein anderer besitzt die E-Mail, die Aufgabe steht im Projekttool, die Zeit in einem weiteren System.
Nicht Kommunikation nach Postfächern organisieren. Sondern Informationen dort verfügbar machen, wo sie für den Kundenvorgang gebraucht werden.
Wo unnötige Arbeit entsteht
Drei typische Lücken im Ablauf
Kundenanfrage
Problem: Der Vorgang beginnt im Postfach und muss danach manuell organisiert werden.
Mögliche Lösung: Ein nachvollziehbarer Vorgang mit Kunde, Zuständigkeit, Status und nächsten Schritten.
Laufender Vorgang
Problem: Die Kundenhistorie entsteht erst nach der Suche in mehreren Systemen und Kommunikationswegen.
Mögliche Lösung: Relevante Informationen sinnvoll an einem Vorgang zusammenführen.
Leistung → Rechnung
Problem: Die Leistung ist erbracht, aber noch nicht sauber abrechenbar.
Mögliche Lösung: Ein Abschlussprozess verbindet Aufgaben, Zeiten, Freigabe und Rechnungsinformation.
Verbinden statt ersetzen
Was funktioniert, darf bleiben.
Outlook, Kalender, CRM, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Buchhaltung, Dokumentenablage und Fachsoftware müssen nicht ersetzt werden, wenn sie ihre Aufgabe gut erfüllen.
Nicht jedes Mal von vorn
Was regelmäßig passiert, sollte nicht regelmäßig neu organisiert werden müssen.
Wo klare Regeln existieren, können Teile eines Ablaufs häufig automatisiert oder zumindest eindeutig organisiert werden.
Die entscheidende Frage
Wie viel Zeit kostet Ihr organisatorischer Kleinkram?
Interessant wird es dort, wo mehrere Mitarbeiter täglich Informationen suchen, übertragen, nachfragen oder erneut erfassen.
Reines Rechenbeispiel – keine Aussage über typische Unternehmen.
Die passende Entscheidung
Standardsoftware oder individuelle Ergänzung?
Standardsoftware
- Der Standardprozess passt zum Unternehmen.
- Benötigte Funktionen sind vorhanden.
- Schnittstellen reichen aus.
- Eine fertige Lösung löst das Problem wirtschaftlich.
Individuelle Ergänzung
- Nur bestimmte Abläufe verursachen Probleme.
- Vorhandene Systeme sollen bleiben.
- Mehrere Werkzeuge müssen verbunden werden.
- Informationen werden mehrfach bearbeitet.
GaZ verkauft Ihnen nicht automatisch Individualsoftware. Wenn eine fertige Lösung Ihr Problem besser löst, ist das ebenfalls ein gutes Ergebnis.
So arbeitet GaZ
Erst das Problem. Dann die Technik.
Ablauf zeigen
Sie zeigen einen konkreten Vorgang, der unnötige Arbeit verursacht.
Ursache finden
Wir betrachten Systeme, Zuständigkeiten und Medienbrüche.
Kleinste Lösung
Wir entwickeln genau den Baustein, der sinnvoll hilft.
Testen
Die Lösung wird im Alltag getestet und nur bei Bedarf erweitert.
Sie brauchen nicht mehr Software.
Sie brauchen einen Ablauf, der funktioniert.
Ob dafür vorhandene Software, eine Schnittstelle, Automatisierung oder eine individuelle Anwendung sinnvoll ist, entscheiden wir erst, wenn wir das Problem verstanden haben.
Unverbindlich starten
Welcher Ablauf kostet Ihr Unternehmen heute unnötig Zeit?
Beschreiben Sie uns einen konkreten Vorgang, bei dem Mitarbeiter suchen, übertragen, nachfragen oder doppelt arbeiten. Wir schauen gemeinsam, ob und wie sich dieser Ablauf sinnvoll vereinfachen lässt.
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen.
Der erste Schritt ist bewusst einfach: Vorname und E-Mail reichen.
Häufige Fragen
Noch etwas unklar?
Nicht automatisch. GaZ beginnt bei einem konkreten betrieblichen Problem und prüft zuerst vorhandene Systeme.
Nein. Funktionierende Systeme sollen grundsätzlich weitergenutzt werden.
Das hängt von den technischen Möglichkeiten der Systeme ab. APIs, Schnittstellen, Exportmöglichkeiten und Zugriffsrechte werden im konkreten Fall geprüft.
Viele regelbasierte Abläufe können automatisierbar sein. Ob dies technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist, wird am konkreten Prozess geprüft.
Wenn dies sinnvoll ist, kann eine individuelle Anwendung Informationen und Vorgänge zusammenführen. Umfang und Möglichkeiten werden erst nach Analyse festgelegt.
Sie kann es sein, wenn unnötig groß entwickelt wird. Deshalb beginnt GaZ mit dem kleinsten wirtschaftlich sinnvollen Umfang.