Dramatisch, doch so viel Geld geht flöten, wenn in der Buchhaltung Belege fehlen!

buchhaltung-belegeBuchhaltungsgrundsatz Nr. 1 „Keine Buchung ohne Beleg!“

Schleichend und unbemerkt verlieren Unternehmen riesen Summen, wenn Belege in der Buchhaltung fehlen und Zahlungen dadurch „gegen Privat“ gebucht werden.

Sie zahlen doppelt und dreifach!

Ein einfaches Rechenbeispiel klärt den eklatanten Verlust auf:

Sie kaufen einen PC mit Bildschirm und Drucker und geben dafür 1.190 € aus. Wenn der Beleg dazu später in der Buchhaltung fehlt, muss der Buchhalter oder Steuerberater „gegen Privat“ buchen. Das bedeutet, die Position auf Ihrem Kontoauszug oder Kassenbuch, kann nicht einem Buchungskonto, wie beispielsweise „Geschäftsausstattung“ zugebucht werden, sondern wird wie eine Privatentnahme behandelt.

Welche Folgen hat das für Ihren Geldbeutel?

Sie können die 19% MwSt. nicht mit Ihrer eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.
Sie verlieren 190 €

Sie versteuern Ihren Gewinn um Ihren Einkommenssteuersatz. Nehmen wir an Sie liegen bei 30%.
Sie verlieren weitere 300 €

Ihr Gewinn ist über der Bemessungsgrenze von 24.500 €. Dann ist eine Gewerbesteuer von 3,5% fällig. Berechnet mit dem “Hebesatz”, beispielsweise Stuttgart mit 420%.
Sie verlieren zusätzlich satte 147 €

Der erschreckende Verlust: 637 €

Über die Hälfte des eingesetzten Warenwerts bezahlen Sie doppelt ans Finanzamt. Ein Drama, dessen schwerwiegende Folgen allzuleicht übersehen werden, wenn der Unternehmer nicht aufpasst. Und das nur weil ganz banal Belege und Rechnungen fehlen, aber Ausgaben nachweislich gemacht wurden!

In einem Präzedenzfall für eine Arztpraxis konnten wir eine erstaunliche Gesamtsumme von über 10.000 € herausholen. Der Arzt mächtig kopfschüttelnd:

„Das ist mehr als mich eine Teilzeitkraft für ein ganzes Jahr kostet – unglaublich!“

Bewirtungskosten, Tankbelege, Reinigungsmittel, Reisen, Büroausstattung auch Deco und vieles andere mehr schlagen so doppelt zu Buche, wenn man nicht aufpasst wie ein Fuchs.

4 maßgebliche Gründe, warum in vielen Betrieben das Geld schneller zwischen den Fingern zerrinnt als feiner Sand:

Der Unternehmer selbst oder Mitarbeiter gehen nicht ausreichend achtsam und sorgfältig mit den Belegen um!
Der Unternehmer ist sich des gravierenden Verlustes nicht bewusst!
Man scheut den Aufwand Lieferanten, um einen zweiten Beleg zu bitten, wenn der ursprüngliche nicht mehr aufzufinden ist!
Die Buchhaltung bemerkt zwar den fehlenden Beleg, fühlt sich jedoch nicht verantwortlich und bucht gegen Privat!

Ursachen mit fatalen Folgen. Wie ein Schwelbrand bemerken Sie zunächst gar nichts. Erst wenn die Flammen explosionsartig hochschießen und Steuerbescheide den Atem stocken lassen, dann ist es oft zu spät und Sie können sich auch am Ende des Jahres nicht erklären durch welches Schlupfloch so viel Geld verloren ging.

Die Lösung: Vorbeugen und Durchblick behalten!

Lösung 1: Sorgfalt und Bewusstsein jeder Beleg zählt.
Lösung 2: Machen Sie das Prüfen der Vollständigkeit von Belegen zur Chefsache oder delegieren Sie diese Verantwortung – klar und unmissverständlich!
Lösung 3: Untersagen Sie Ihrem Buchhalter oder Steuerberater Zahlungen von Ihrem Konto oder aus Ihrer Kasse ohne Rücksprache mit Ihnen, kommentarlos einfach gegen Privat zu buchen.

Auch wenn der Aufwand hoch scheint, im Gegensatz dazu was Sie verlieren, gewinnen Sie enorm, siehe Rechenbeispiel oben.

Hinterher ist es meist sehr viel schwieriger – also gilt immer aktuell zu sein. Und prüfen Sie von Zeit zu Zeit wohin Ihr Geld gebucht wird, damit es nicht die Flucht ergreift.